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特定個人情報の取扱い

当社における個人番号および特定個人情報の取扱いは、以下のとおりです。


1.個人番号および特定個人情報の適正な取得
当社は、適法かつ公正な手段によりお客さまの個人番号および特定個人情報を取得します。また、法令で定められた場合を除き、個人番号および特定個人情報の提供を求めることはありません。
(取得の方法の例)
・書面に記載いただく方法または個人番号もしくは特定個人情報が記載された書面をご提出いただく方法 など


2.個人番号および特定個人情報の取扱い、利用・第三者提供の範囲
当社では、取得した個人番号および特定個人情報を法令で限定された利用範囲内でのみ取り扱います。当社における利用、第三者提供の範囲は以下のとおりであり、その範囲外で、利用または第三者提供を行うことはありません。

(1)法令に定められた以下の個人番号関係事務を行う場合
@保険取引等に関する支払調書等の作成事務
A報酬・料金、契約金および賞金の支払調書の作成事務
B不動産等取引に関する支払調書の作成事務
C持株会事務局業務における個人番号関係事務
Dその他法令に定められた個人番号関係事務

(2)法令に基づき、以下の場合に利用を行うことがあります。
@激甚災害時等に保険金等の支払を行う場合
A人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、または本人の同意を得ることが困難である場合


3.安全管理措置に関する事項
当社は、個人番号および特定個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他、特定個人情報の安全管理のため、取扱規程および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じます。


4.個人番号および特定個人情報取扱いの委託
当社は、個人番号関係事務の一部を他の事業者に委託することがあります。個人番号および特定個人情報の取扱いを委託する場合は、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
※個人情報保護法に基づく保有個人データ、個人番号および特定個人情報に関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等に関するご請求については、「開示等請求の手続き」をご覧ください。


5.お問い合わせ窓口
当社の個人番号および特定個人情報の取扱いに関するご質問、ご照会、苦情等は、下記連絡先にお問い合わせください。


SOMPO企業保険金サポート株式会社
〒164-8608 東京都中野区中野4-10-2
電話番号 03-5913-3833 (総務部)
受付時間 平日:午前9時〜午後5時
http://www.sjnkclcs.com/

以上

Handling of Specific Personal Information

We will handle Individual Numbers and Specific Personal Information as follows.

1. Proper Collection of Individual Numbers and Specific Personal Information
We will collect Individual Numbers and Specific Personal Information in a lawful and fair manner.
We will not request the provision of Individual Numbers and Specific Personal Information,
unless it is required under laws and ordinances.
(Examples of how we will collect Individual Numbers and Specific Personal Information)
Individual Numbers and Specific Personal Information will be collected through such means as the completion of documents or the submission of documents that contain Individual Numbers or Specific Personal Information.

2.Handling, Scope of Use and Provision to Third Parties of Individual Numbers and Specific Personal Information
We will handle the Individual Numbers and Specific Personal Information we collect only to the extent permissible by laws and ordinances. The use of this information and its provision to third parties will be limited to the scope set forth as follows. We will not use the information nor provide it to third parties outside of the scope stipulated below.

(1)In cases where the following administrative tasks involving Individual Numbers are performed as required under laws and ordinances:
  1. Preparation of payment records and other documents involving insurance transactions, etc.
  2. Preparation of payment records for compensation and fees, contract money and rewards
  3. Preparation of payment records for real estate and other transactions
  4. Administrative tasks related to Individual Numbers with respect to secretariat activities for the employee stockholders association
  5. Administrative tasks involving Individual Numbers required by other laws and ordinances

(2)Individual Numbers and Specific Personal Information may be used in the following cases as required under laws and ordinances.
  1. When paying insurance claims and other obligations in catastrophic disasters and other such events
  2. When required to do so to protect a person’s life, body or property and either with the consent of the individual or in cases where it is difficult to obtain the consent of the individual

3. Matters Concerning Information Security Management Measures
We will make efforts to prevent leaks, loss, or damage of Individual Numbers and Specific Personal Information.
To this end, we will also ensure adequate information security measures, such as maintenance of policies regarding usage as well as that of systems in place for secure management procedures.


4. Outsourcing the Handling of Individual Numbers and Specific Personal Information
We may outsource certain administrative tasks involving Individual Numbers to contractors. Whenever we outsource the handling of Individual Numbers and Specific Personal Information, we will exercise the necessary and appropriate oversight of contractors, such as checking in advance their information management systems after setting criteria for their selection.
*For requests for any notification, disclosure, revision or suspension of use of retained personal data, Individual Numbers or Specific Personal Information under the Act on the Protection of Personal Information, please refer to the section on “Procedures for Requests for Disclosure, etc.


5. Contact Point
Please contact the contact point below for questions, inquiries, and complaints, etc. regarding our handling of Individual Numbers and Specific Personal Information.


Sompo Commercial Line Claims Support Inc.
10-2 Nakano 1 Chome, Nakano-ku, Tokyo 164-8608
TEL: 03-5913-3833 (General Affairs)
Open: Mon-Fri: 9:00-17:00
http://www.sjnkclcs.com/

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