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個人情報の取扱い

当社における個人情報の取扱いは、以下のとおりです。


*本取扱いにおける「個人情報」および「個人データ」とは、個人番号および特定個人情報を除くものをいいます。個人番号および特定個人情報の取扱いについては、「特定個人情報の取扱い」が適用されます。


1.個人情報の適正な取得
当社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段によりお客さまの個人情報を取得します。


2.個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下(1)から(4)および5.に掲げる目的に必要な範囲で利用し、法令で定める場合を除き、目的外には利用しません。 また、当社は、お客さまにとって利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、取得の場面に応じて利用目的を限定するよう努めます。 利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に通知するか、当社公式ウェブサイト等に公表します。

(1)保険金請求に関する保険事故の調査(関係先への照合等を含む)
(2)CSR活動
  • CSRレポート、講座・セミナー等の案内の発送、各種情報の提供
(3)電話応対―通話録音
  • お問い合わせ、ご相談内容、ご契約内容等の事実確認
  • ご案内、資料発送等のサービス提供を正確に行うためのご連絡先の確認
  • 電話応対を含む業務品質向上にむけた研修やデータ分析の実施等への活用
    なお、以上の録音データは、原則、録音から6か月を超えて保有しません。
(4)その他
  • その他、上記(1)から(3)付随する業務ならびにお客さまとの取引および当社の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務

3.第三者への提供
当社は、法令に定める場合を除き、お客さまご本人の同意なくお客さまの情報を第三者に提供することはありません。


4.個人データの取扱いの委託
当社は利用目的の達成に必要な範囲において、お客さまの個人データの取扱いを他の事業者に委託することがあります。お客さまの個人データの取扱いを委託する場合は、委託先の選定基準を定め、あらかじめ委託先の情報管理体制を確認するなど、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
当社では、例えば、以下のような場合に、個人データの取扱いを委託しています。
(委託する業務の例)
・保険事故の調査に関わる業務など


5.個人データの共同利用
(1)グループ会社との間の共同利用

@SOMPOホールディングス株式会社(以下「SOMPOホールディングス」といいます。)によるグループ会社の経営管理のために、SOMPOホールディングスとSOMPOホールディングスグループ各社との間で、以下のとおり、個人データを共同して利用することがあります。
A.個人データの項目
<A>SOMPOホールディングスグループ各社の株主の皆さまの個人データ:氏名、住所、株式数等に関する情報
<B>SOMPOホールディングスグループ各社が保有する個人データ:氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、その他申込書等に記載された契約内容および保険事故に関する内容など、お取引に関する情報
B.共同利用するグループ会社の範囲
共同して利用するグループ会社の範囲はSOMPOホールディングスのホームページをご覧ください。
C.個人データ管理責任者
SOMPOホールディングス株式会社

ASOMPOホールディングスグループとしての経営管理業務の遂行ならびに当社またはSOMPOホールディングスグループ各社が取り扱う商品・サービス等のお客さまへのご案内・ご提供およびその判断のために、当社とSOMPOホールディングスグループ各社間で、以下のとおり、個人データを共同して利用することがあります。
A.個人データの項目
SOMPOホールディングスグループ各社が保有する個人データ:氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、性別、生年月日、その他契約申込書等に記載された契約内容および保険事故に関する内容など、お取引に関する情報
B.共同利用するグループ会社の範囲
共同して利用するグループ会社の範囲はSOMPOホールディングスのホームページをご覧ください。
C.個人データ管理責任者
SOMPOホールディングス株式会社

B当社は、損害保険代理店等およびその従業者の監督、管理、指導、教育のために、SOMPOホールディングスおよびSOMPOホールディングスグループ各社との間で、以下のとおり、損害保険代理店等の従業者に係る個人データを共同して利用することがあります。
A.個人データの項目
氏名、住所、生年月日、損害保険代理店等またはその従業者の登録申請および届出に係る事項、その他損害保険代理店等またはその従業者の管理のための情報
B.共同利用するグループ会社の範囲
共同して利用するグループ会社の範囲はSOMPOホールディングスのホームページをご覧ください。
C.個人データ管理責任者
損害保険ジャパン日本興亜株式会社


6.センシティブ情報の取扱い
当社は、保険業法施行規則第53条の10等に基づき、お客さまの健康状態・病歴等のセンシティブ情報を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。
  • 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • 相続手続きを伴う保険金支払い事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
  • 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

7.信用情報の取扱い
当社は、保険業法施行規則第53条の9に基づき、信用情報に関する機関(資金需要者の借入金返済能力に関する情報の収集および保険会社に対する当該情報の提供を行うものをいいます。)から提供を受けた情報であって、個人である資金需要者の借入金返済能力に関するものを、資金需要者の返済能力の調査以外の目的のために利用しません。


8.個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等
個人情報保護法に基づく保有個人データに関する事項の通知、開示・訂正等・利用停止等に関するご請求については、「開示等請求の手続き」に記載のお問い合わせ先までお問い合わせください。
当社は、ご請求者がご本人または代理人であることを確認させていただくとともに、当社所定の書式にご記入いただいたうえで手続きを行い、後日、原則として書面で回答いたします。開示請求については、回答にあたり、当社所定の手数料をいただきます。
当社が必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。
※開示、訂正等の手続きの詳細については、「開示等請求の手続き」をご覧ください。


9.安全管理の取組み
当社は、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他、個人データの安全管理のため、取扱規程および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じます。


10.お問い合わせ窓口
当社の個人情報の取扱いに関するご質問、ご照会、苦情等は、下記連絡先にお問い合わせください。
また、当社からの商品・サービスのセールスに関するダイレクトメールの送付やお電話等でのご案内を希望されない場合は、下記のお問い合わせ先までご連絡ください。


SOMPO企業保険金サポート株式会社
〒164-8608 東京都中野区中野4-10-2
電話番号 03-5913-3833 (総務部)
受付時間 平日:午前9時〜午後5時
http://www.sjnkclcs.com/

以上

Handling of Personal Information

We will handle personal information as follows:

* In these handling procedures, "personal information" and "personal data" exclude Individual Numbers and Specific Personal Information. The handling of Individual Numbers and Specific Personal Information is subject to the section on "Handling of Specific Personal Information."

1. Proper Collection of Personal Information
We will collect the personal information of customers only to the extent necessary for our business in a lawful and fair manner.

2. Purpose of Use of Personal Information
We will use personal information only to the extent necessary to accomplish the purposes stated in (1)-(4) and 5. below. We will not use personal information for any other purposes, unless required to do so under laws or ordinances. Furthermore, we will define the purposes of use specifically so that customers understand them clearly. We will also endeavor to limit the purposes of use according to the specific setting where personal information is collected. If we make any changes to the purpose of use, we will notify the customer of the changes, or make a public announcement of such changes on our official website or through other channels.

(1)Investigation of insured events related to insurance claims (including inquiries, etc., into related parties)
(2)CSR activities
  • To send CSR reports, explain workshops, seminars and other events, and provide various types of other information
(3)Telephone service-recording of telephone calls
  • To confirm factual information related to inquiries, and consultation and policy details, etc.
  • To confirm contact information for accurately providing services such as sending explanations and materials
  • To train employees and to conduct data analysis aimed at improving operational quality, including telephone-based customer service
    The foregoing recorded data will not be held, in principle, for more than 6 months from the time of recording, except for data recorded at the call centers for investment trusts.
(4)Others
  • To perform other operations needed to properly and efficiently manage our business operations, and to conduct transactions with customers, along with tasks incidental to operations set forth in items (1) to (3) above."

3. Provision to Third Parties
We will not provide personal data to any third parties without the consent of the customer, unless it is required under laws or ordinances.

4. Outsourcing the Handling of Personal Data
We may outsource the handling of personal data to the extent necessary for achieving the purpose of its use. Whenever we outsource the handling of personal data, we will exercise the necessary and appropriate oversight of contractors, such as checking in advance their information management systems after setting criteria for their selection.
For instance, we outsource the handling of personal data in the following cases:
(Example of operations we outsource)
Operations related to investigation of insured events on insurance claims

5. Sharing of Personal Data
(1)Sharing with Group Companies

[1]Sompo Holdings, Inc. (Sompo Holdings) and Group companies may share the following personal data to facilitate the management of Group companies by Sompo Holdings:
A.Types of personal data:
<A> Personal data of the shareholders of Group companies: information such as name, address, number of shares
<B> Personal data held by Group companies:
Business information such as name, address, telephone number, e-mail address, sex, date of birth and any other details described in the application forms of the P&C insurance policies of the Company, as well as information regarding insured events
B.Scope of Group companies permitted to share personal information
For details on the scope of Group companies permitted to share personal information, please refer to the Sompo Holdings website.
C.Entity responsible for personal data management
Sompo Holdings, Inc.

[2]Sompo Holdings and Group companies may share personal data for the purpose of managing the business of the Sompo Holdings Group and for Sompo Holdings and Group companies to explain and provide products, services and other offerings to customers and make related decisions, as follows:
A.Types of personal data
Personal data held by Group companies:
Business information such as name, address, telephone number, e-mail address, sex, date of birth and any other details described in the application forms of the P&C insurance policies of the Company, as well as information regarding insured events
B.Scope of Group companies permitted to share personal information
For details on the scope of Group companies permitted to share personal information, please refer to the Sompo Holdings website.
C.Entity responsible for personal data management
Sompo Holdings, Inc.

[3]We may share personal data related to P&C insurance agencies and their employees among Sompo Holdings and Group companies for the purpose of supervising, managing, instructing and training the P&C insurance agencies and other entities and their employees, as follows:
A.Types of personal data
Items such as names, addresses, dates of birth, registration applications and notifications of P&C insurance agencies and other entities and their employees, and other information needed to manage P&C insurance agencies and their employees.
B.Scope of Group companies permitted to share personal data
For details on the scope of Group companies permitted to share personal information, please refer to the Sompo Holdings website.
C.Entity responsible for personal data management
Sompo Japan Nipponkoa Insurance Inc.

6. Handling of Sensitive Information
In accordance with Article 53-10 of the Ordinance for Enforcement of the Insurance Business Act, we will not collect, use, or provide to a third party sensitive information such as the health condition, and medical case history of customers, except for the circumstances mentioned below:
  • When the sensitive information is obtained, used, or provided to a third party to the extent necessary to ensure proper operation of insurance business and with the consent of the customer;
  • When the sensitive information is obtained, used, or provided to a third party to the extent necessary to pay insurance claims involving inheritance procedures;
  • When required to do so by law or ordinance;
  • When required to do so to protect a person’s life, body, or property;
  • When especially required to do so to improve public health or promote the sound development of children;
  • When required to do so to cooperate with any central government institutions, local public organizations or parties commissioned by such organizations in performing operations required by law or ordinance.
7.Handling of Credit Information
The personal information concerning the debt repayment ability of individual borrowers provided by any credit information organization (which means any organization that collects information regarding the debt repayment ability of borrowers and provides such information to us; hereinafter, “Personal Credit Information Organizations”) will be used only for the purpose of our investigation of the ability of borrowers to meet their payments in accordance with Article 53-9 of the Ordinance for Enforcement of the Insurance Business Act.

8. Notification, Disclosure, Revision, or Suspension of Use of Retained Personal Data Under the Act on the Protection of Personal Information
Please direct requests for any notification, disclosure, revision, or suspension of use of retained personal data under the Act on the Protection of Personal Information to the contact point listed in the section on “Procedures for Requests for Disclosure, etc.” After confirming that you are the requesting party or the proxy thereof,
we will ask that you complete our prescribed request form, and we will then process the request. We will reply to the request at a later date in writing, in principle. There will be a fee charged for responding to the disclosure request.
If we find that information about the claimant is incorrect, we will correct the information based on the results of our investigation as required.
*For details on procedures for disclosing and revising personal information, etc., please refer to the section on “Procedures for Requests for Disclosure, etc.

9. Information Security Management Measures
We will make efforts to prevent leaks, loss, or damage of personal data. We will also ensure adequate information security measures such as maintenance of policies regarding usage as well as that of systems in place for secure management procedures. At the same time, we will take proper measures to ensure that we have the accurate, current personal data needed to fulfill the purposes of use.

10. Contact Point
Please contact the contact point below for questions, inquiries, and complaints, etc. regarding the handling of personal information.
If you do not wish to receive any information on our new products or services by direct mail, telephone, or in other ways, please contact our contact point as set forth below.

We are a member of the General Insurance Association of Japan, which is an authorized Private Information Handling Entity. The association handles complaints and consultations regarding the handling of personal information by member companies.

Contact information
Sompo Commercial Line Claims Support Inc.
10-2 Nakano 1 Chome, Nakano-ku, Tokyo 164-8608
TEL: 03-5913-3833 (General Affairs)
Open: Mon-Fri: 9:00-17:00
http://www.sjnkclcs.com/

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